Ai nevoie de un partener de încredere pentru arhivarea documentelor tale? Trebuie să știi că este important să nu te grăbești în alegerea pe care o faci și să ții cont de unele criterii pentru a alege partenerul ideal.
Cel mai important lucru – alege un partener de calitate
Atunci când alegi o firmă arhivare, cel mai bine ar fi să te asiguri de faptul că alegi un partener de încredere, unul ideal. Deci, trebuie să verifici profesionalismul celor care se ocupă cu arhivarea documentelor tale.
Să găsești un partener care se ocupă cu arhivarea documentelor este înainte de toate o decizie sau o opțiune practică. Trebuie deci să verifici dacă vei găsi ușor un document de care vei avea nevoie poate în viitor. Trebuie de asemenea să te asiguri de calitatea serviciilor de inventariere și de clasare.
Iată o serie de întrebări la care poți răspunde atunci când ai nevoie de o firmă de arhivare.
De ce ar trebui să alegi să îți arhivezi și să stochezi documentele?
Arhivarea documentelor tale de firmă nu este o alegere, nici un lucru pe care îl faci de capul tău, deci nu este un lucru care trebuie să se facă la întâmplare. În primul rând, este vorba despre o obligație care trebuie să respecte legislația în vigoare. Informațiile arhivate vor fi plasate în baze de date care pot fi gestionate de un software specific.
Stocarea datelor în acest mod economisește atât spațiu, cât și timp. Arhivarea digitală este o tehnică eficientă și testată pentru a obține aceste rezultate. Actuala lege stabilește perioadele legale de păstrare a arhivelor. Depinde de companii să adopte o politică de arhivare adaptată la contextul activității lor și care să contribuie pe deplin la respectarea legilor de păstrare.
Al doilea motiv pentru arhivarea documentelor este utilitatea acestora în cazul unui audit sau al unui litigiu. O arhivă are valoare de dovadă și poate fi folosită ca dovadă a unei cereri legale. În sfârșit, arhivele definitive (arhivele care sunt păstrate definitiv și, prin urmare, nu sunt supuse distrugerii) constituie memoria activității întreprinderii, care le păstrează permanent și în deplină siguranță.
Pentru toate aceste motive, ar trebui să alegi un profesionist de la o firmă arhivare, care te va însoți în fiecare etapă a construcției politicii tale de arhivare. Criteriul principal nu ar trebui să fie renumele unei firme de arhivare, ci mai degrabă calitatea interacțiunilor. Pentru a rezuma, este deci foarte importantă încrederea în serviciile oferite.
Evaluează nevoile tale pentru a alege așa cum trebuie o firmă de arhivare
Identifică mai întâi care sunt documentele de arhivat. Tipurile de documente de arhivat au un impact asupra alegerii modalității de arhivare și implicit a unei firme.
Pentru a avea valoare juridică, un document arhivat ca mijloc de probă trebuie să își păstreze valoarea probatorie. Acest lucru înseamnă că persoana de la care provine trebuie să fie identificată în mod clar și că trebuie păstrat în condiții care să-i garanteze integritatea.
În cazul în care compania optează pentru arhivarea digitală, soluția trebuie să ofere:
- Un certificat electronic care să ateste originea și autorul documentului.
- O ștampilare temporară și/sau o semnătură electronică care să certifice integritatea conținutului.
- Opțiuni de trasabilitate (jurnal al ciclului de viață al arhivei, amprente digitale).
- Estimarea volumului de date ce trebuie să fie arhivat. Volumetria globală a datelor depinde de mai mulți factori:
- Numărul de documente ce trebuie să fie arhivate.
- Durata legală de păstrare pentru documentele digitale. Cel mai adesea, documentele trebuie să fie păstrate între 1 și 10 ani. Unele chiar mai mult. Depinde de legislația în vigoare.
- Dacă arhivele pe suport de hârtie au fost sau nu dematerializate: decizia de a digitaliza arhivele vechi pe suport de hârtie poate crește semnificativ volumul de date necesar.
La calcularea volumului, este necesar, de asemenea, să se ia în considerare ștergerea anuală a documentelor electronice care au ajuns la sfârșitul perioadei de arhivare, ceea ce eliberează spațiu de stocare.
La fel de important este să se evalueze nevoile în ceea ce privește siguranța datelor. Nu toate documentele sau datele au aceeași valoare. Iată o listă cu întrebări de care să ții cont atunci când vrei să îl categorizezi și să estimezi volumetria pentru fiecare.
Răspunsurile pe care le vei da vor avea un impact asupra alegerii soluției celei mai potrivite pentru firmă arhivare documente, dar și parametrarea lor, mai ales dacă alegi o soluție electronică.
- Sensibilitate: Care este volumetria datelor sensibile de securizat, din cauza unor probleme legate de confidențialitate sau protejarea datelor personale.
- Disponibilitate: Care este volumul datelor care sunt consultate în mod frecvent și care trebuie să fie disponibile la orice moment? Care este volumul datelor care sunt păstrate pe termen lung, doar cu o valoare probantă sau cu titlu istoric?
- Integritatea: Care este volumul de date arhivate ale căror integritate, perenitate și trasabilitate trebuie să fie perfect garantate?
- Definirea procedurilor de acces la date: Arhivarea documentelor pe suport de hârtie necesită prezența unuia sau mai multor arhiviști dedicați care sortează, structurează și securizează fișierele. Aceștia sunt cei care răspund la cererile de acces la date în conformitate cu autorizațiile acordate de conducere. Crearea unui sistem de arhivare electronică simplifică procedurile. Pentru ca accesul la documentele digitale să fie rapid și eficient, este necesară o analiză prealabilă clară a cerințelor:
- Drepturile de acces: este vorba de a enumera diferitele profiluri de utilizatori și drepturile de acces ale acestora, precum și de a preciza cu rigurozitate procedura și persoanele de contact în cazul unor modificări.
- Structurarea informațiilor: un motor de căutare prin cuvinte-cheie cu indexare automată sau manuală va simplifica explorarea arhivelor.
Deși există un temei juridic comun pentru arhivarea documentelor de afaceri, nevoile variază de la o întreprindere la alta. Analizarea lor cu atenție este cheia pentru a implementa cea mai potrivită și eficientă soluție de arhivare.
Nu ezita să consulți un expert care se angajează să îți satisfacă nevoile și care poate efectua un audit complet pentru a te ajuta să obții o arhivare optimizată la costuri controlate.
