Cum sa înființez o firmă în România pas cu pas?

Drumul spre deschiderea propriei afaceri în România poate părea, la prima vedere, birocratic și complicat. Totuși, odată ce pașii sunt înțeleși și urmați cu rigurozitate, procesul devine previzibil și gestionabil. Înființarea unei firme implică atât o serie de decizii strategice, cât și parcurgerea unor etape administrative obligatorii.

Alegerea formei juridice, rezervarea denumirii, redactarea actului constitutiv, stabilirea sediului social și depunerea documentației la Registrul Comerțului sunt doar câteva dintre momentele esențiale ale acestui proces.

Pentru mulți viitori antreprenori, întrebarea “Cum înființez o firmă în România pas cu pas?” vine la pachet cu o doză de anxietate, alimentată adesea de mituri despre birocrație excesivă sau taxe ascunse. Realitatea este că, deși există un cadru legislativ strict, procesul este bine structurat, iar digitalizarea a simplificat semnificativ unele proceduri.

Alegerea formei juridice potrivite

Primul pas logic în înființarea unei firme este alegerea formei juridice. Cele mai frecvent utilizate forme sunt Societatea cu Răspundere Limitată (SRL), Societatea pe Acțiuni (SA), Persoana Fizică Autorizată (PFA), întreprinderea Individuală (II) și întreprinderea Familială (IF). Fiecare dintre acestea are avantaje și constrângeri, iar alegerea trebuie să se facă în funcție de natura activității, volumul estimat de afaceri, dorința de a atrage investitori sau nivelul de răspundere pe care dorești să ți-l asumi.

SRL-ul este, de departe, cea mai populară alegere, datorită flexibilității fiscale și protecției oferite asociațiilor prin limitarea răspunderii patrimoniale. SA-ul este rezervat, de regulă, afacerilor mari sau celor ce vizează listarea la bursă. PFA-ul este ideal pentru activități independente, cu risc redus și volum mic de activitate, în timp ce II și IF sunt mai rar folosite din cauza răspunderii nelimitate.

Verificarea și rezervarea denumirii firmei

Pasul următor este verificarea disponibilității și rezervarea numelui firmei. Acest lucru se poate face online, prin portalul Registrului Comerțului, sau fizic, la sediile instituțiilor județene. Numele ales trebuie să fie unic în sistemul național, iar rezervarea este valabilă 3 luni. Este indicat să se evite denumirile generice sau cuvintele care pot induce confuzie cu alte entități deja înregistrate.

După rezervare, se emite un certificat de disponibilitate a firmei, necesar pentru pașii următori.

Este bine de reținut că o denumire poate include și un acronim sau inițiale, atâta timp cât nu contravine normelor legale sau nu este deja utilizată.

Orice firmă are nevoie de un sediu social. Acesta poate fi un spațiu proprietate personală, un apartament închiriat sau un birou partajat. Important este ca spațiul să aibă destinație de locuință sau spațiu comercial, iar utilizarea sa să fie permisă de legislația locală. Pentru apartamente, este adesea necesar acordul vecinilor și al asociației de proprietari, mai ales dacă se dorește desfășurarea activității în acel spațiu.

Dovada sediului social se face printr-un contract de comodat, de închiriere sau printr-un titlu de proprietate. Totodată, se poate apela la firme specializate care oferă servicii de “găzduire sediu social” pentru antreprenorii care nu au un spațiu propriu.

Redactarea actului constitutiv

Pentru SRL și SA, actul constitutiv este un document fundamental. El stabilește structura firmei, modul de organizare, atribuțiile administratorilor, capitalul social și ponderea asociațiilor. Acesta trebuie redactat conform legislației în vigoare și poate fi semnat fie la notar, fie prin semnătură electronică calificată.

Actul constitutiv include, printre altele, obiectul de activitate conform codurilor CAEN, modalitatea de repartizare a profitului, durata societății (determinată sau nedeterminată) și condițiile de cesiune a părților sociale. Este un document tehnic, în care fiecare cuvânt are o importanță legală majoră, motiv pentru care este recomandată consultarea unui avocat sau jurist.

Pentru SRL, legea impune un capital social minim de 1 leu, ceea ce face acest pas pur formal în cele mai multe cazuri. Totuși, contul bancar este necesar pentru depunerea capitalului, dar și pentru funcționarea ulterioară a firmei. Este nevoie de rezervarea numelui firmei și de actul constitutiv pentru a deschide contul.

Unele bănci oferă pachete dedicate start-up-urilor, cu comisioane reduse sau conturi gratuite pe o perioadă limitată. După depunerea capitalului, banca emite un certificat de depunere, care va fi anexat la dosarul de înregistrare.

Pregătirea și depunerea dosarului la Registrul Comerțului

Acesta este pasul central al procesului de înființare. Dosarul trebuie să conțină mai multe documente: cererea de înregistrare, actul constitutiv, dovada sediului social, dovada rezervării denumirii, declarațiile pe proprie răspundere ale asociațiilor și administratorilor (privind lipsa antecedentelor penale și respectarea condițiilor legale), și, dacă este cazul, avize sau autorizații specifice obiectului de activitate.

Depunerea poate fi făcută online, prin intermediul portalului ONRC, sau fizic, la ghișeu. Taxele de înregistrare s-au redus semnificativ în ultimii ani, iar durata obișnuită de soluționare este de 3-5 zile lucrătoare. După aprobare, firma este înregistrată în mod oficial în Registrul Comerțului și primește codul unic de identificare (CUI).

Obținerea certificatului de înregistrare fiscală și întregistrarea în scopuri de TVA

Certificatul de înregistrare fiscală este eliberat automat în momentul înmatriculării firmei. El include CUI-ul și funcționează ca echivalentul unui “CNP” pentru firmă. Totodată, se poate opta pentru înregistrarea în scopuri de TVA, fie în momentul înființării, fie ulterior. Această decizie trebuie luată în funcție de natura activității și de pragul cifrei de afaceri prevăzut de lege.

Pentru înregistrarea în scopuri de TVA, este necesar un dosar suplimentar ce include o declarație pe proprie răspundere, un plan de afaceri sumar și dovezi privind sediul, activele sau contractele încheiate. ANAF poate solicita interviuri și verificări prealabile pentru a aproba cererea.

Aspecte contabile și fiscale de luat în calcul

Odată înregistrată firma, trebuie să fie desemnat un contabil autorizat care să se ocupe de depunerea declarațiilor, evidența financiară și întocmirea bilanțurilor. Nerespectarea obligațiilor fiscale poate atrage sancțiuni severe, chiar și pentru firmele inactive. De asemenea, se impune alegerea unui sistem de impozitare (microîmpreindere sau impozit pe profit) în funcție de nivelul veniturilor și structura cheltuielilor.

Totodată, este recomandată deschiderea unui cont de trezorerie pentru eventuale relații cu statul, obținerea semnăturii electronice pentru depunerea online a documentelor, și consultarea periodică a modificărilor legislative.

Digitalizarea procesului și sprijinul oferit de platforme specializate

În ultimii ani, digitalizarea a permis simplificarea semnificativă a pașilor pentru înființarea unei firme.

Există platforme online care centralizează toate procedurile necesare, oferă asistență juridică, redactează actele și se ocupă de depunerea dosarului în numele viitorului antreprenor. Un exemplu de astfel de platformă este Dosario.

Astfel de servicii nu doar că reduc timpul de învățare și stresul asociat birocrației, ci asigură și corectitudinea documentelor depuse. Pentru cei care nu au experiență juridică sau care vor să evite erorile ce pot amâna lansarea afacerii, aceste platforme sunt o alegere inteligentă.

Lansarea efectivă și primii pași operaționali

După înregistrarea oficială, urmează etapa lansării operaționale. Aceasta implică obținerea autorizațiilor specifice (dacă activitatea o cere), crearea identității vizuale, lansarea site-ului, întocmirea contractelor standard, deschiderea unui punct de lucru (dacă este cazul), precum și stabilirea fluxurilor interne.

O strategie de marketing adaptată domeniului, prezența pe rețelele sociale, colaborarea cu furnizori și recrutarea echipei sunt elemente care încep să conteze imediat după obținerea statutului legal de firmă activă.

Antreprenoriatul implică responsabilitate, flexibilitate și o capacitate continuă de adaptare.

Înființarea unei firme este doar primul pas, dar unul decisiv, făcut cu dreptul, care poate deschide un drum lung și plin de realizări pentru cei care și-l asumă cu seriozitate.