Solutiile de management al documentelor

Share Button

Solutiile de management al documentelorSistemele de management al documentelor asigura capabilitatea de a converti, a stoca si a transmite mai departe diferite documente, intr-o anumita retea (intranet sau internet).

Popularitatea dms-urilor (document management systems) a avut o crestere de varf in anii 80, atunci cand marile corporatii au inceput sa foloseasca tehnologia convertirii documentelor de hartie, in formate digitale, cu care puteau lucra mult mai usor si puteau fi accesate mai rapid. Acest proces le-a permis managerilor acestor mari companii sa reduca timpul de lucru, minimizand costurile si consumul de hartie.

Desi primele solutii de Document Management Systems suportau formate de fisiere limitate ca numar, acestea s-au dovedit a fi totusi foarte eficiente, reducand timpul de lucru cu sute de ore, care erau pierdute in general pentru distributia documentelor din hartie.

De atunci, aceasta tehnologie a progresat continuu si suporta un format larg de fisiere in ziua de astazi : imagini, diferite formate video, documente pdf, documente ce pot fi deschise cu suita Microsoft Office, etc.

Proliferarea internetului in piata IT din lumea larga, a actionat ca un catalizator pentru accelerarea proceselor de implementare ale acestor sisteme de management, la aproape toate marile companii la nivel global, dar si la cele mici si mijlocii.

Potrivit unor variate surse cu reputatie, asa cum ar fi Gartner Group sau Laserfiche, 7.5% din aproape toate documentele, se pierd la un moment dat.

Mai mult decat atat, 90% din aceste documente sunt aranjate intr-o ordine care lasa de dorit, ceea ce duce la timp pierdut din partea acelora care incearca sa gaseasca un anumit document, care nu este stocat in locul potrivit, ci este pur si simplu uitat undeva intr-o alta categorie de documente de alta natura.

Gasirea unui astfel de document din hartie a fost si este intotdeauna o provocare. Conform acelorasi studii, profesionistii isi petrec 50% din timp cautand fisiere dar doar 5% dintre acestia isi petrec 15% din timp citind si culegand informatiile cerute.

Luand in considerare toate aceste statistici, sa ne imaginam un scenariu in care 500 de ore sunt consumate pentru recuperarea anumitor informatii, in timp ce doar o cincime din acel timp este petrecut, pentru a citi efectiv acele informatii care te intereseaza de fapt si pe care le-ai cautat.

Fara sa mai spunem ca acest scenariu foarte plauzibil, nu include si cele 7.5 procente ce reprezinta documentele care nu mai sunt gasite niciodata.

Daca managementul documentelor este implementat, marimea companiei nu conteaza, atunci cand se constata nevoia stringenta a unui astfel de sistem pe care sa te poti baza. DMS-urile moderne actioneaza de asemenea in vederea asigurarii securitatii acestui proces si au si programe aferente de audit.

In ziua de astazi guverne ca cele ale Australiei, Marii Britanii si Statelor Unite, implementeaza politici pentru reducerea consumului de hartie, iar sistemele de management al documentelor reprezinta pietrele de temelie ale acestui tip de politici.

Din momentul aparitiei acestor sisteme de management al documentelor, expertii s-au pus de acord ca regulile managementului acestor sisteme au ramas aceleasi. In mod surprinzator, cele mai bune practici pentru implementarea sistemelor de management al documentelor din anii 80, sunt inca relevante in ziua de azi, chiar si cu avansurile rapide ale tehnologiei.

answear.ro
Share on Facebook21Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn1Share on Google+1Pin on Pinterest1Share on StumbleUpon0Digg thisShare on Tumblr0

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.